Как правильно оформить выписку из номенклатуры дел

Как правильно оформить выписку из номенклатуры дел

Общие положения 1. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики далее - Правила делопроизводства , утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта года N ПП , Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом АС Кабардино-Балкарской Республики от 11 марта года N 76 далее - Методические рекомендации , а также Положение о Министерстве, внутренний регламент Министерства. Системы электронного документооборота системы автоматизированной обработки документов , применяемые в Госкомитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Содержание:

Номенклатура дел структурного подразделения Номенклатура дел — это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Автор: Попова Е.

Выписка из документа: оформляем правильно

Общие положения 1. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики далее - Правила делопроизводства , утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта года N ПП , Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные Приказом АС Кабардино-Балкарской Республики от 11 марта года N 76 далее - Методические рекомендации , а также Положение о Министерстве, внутренний регламент Министерства.

Системы электронного документооборота системы автоматизированной обработки документов , применяемые в Госкомитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию служебную и иную тайну, персональные данные , регулируются специальными нормативными актами инструкциями, положениями, правилами , утверждаемыми руководителем Госкомитета. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Wndows версии от 6. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляет отдел государственной службы, кадров и делопроизводства Министерства.

В структурных подразделениях Министерства ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений.

Функции, задачи, права и ответственность отдела государственной службы, кадров и делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих отдела государственной службы, кадров и делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами.

Работа с документами вне служебных помещений запрещается. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Министерства. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению распространению без разрешения руководства.

Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и в отдел государственной службы, кадров и делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Министерства и отдел государственной службы, кадров и делопроизводства.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу Министерства с разрешения руководителя. Основные понятия 2. Создание документов в Министерстве 3. Бланки документов Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 x мм , A5 x мм или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Отдел государственной службы, кадров и делопроизводства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря года N "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изм. Республиканским законом от 4 августа года N РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.

Допускается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте. В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам Министерства. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Министерства утверждаются приказом Министерства.

Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В Министерстве используются следующие виды бланков документов: бланк приказа; бланк письма. Бланки документов Министерства разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Состав реквизитов для бланков документов Госкомитета Для бланка приказа: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; вид документа - "приказ" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

Для бланка письма Министерства: Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; справочные данные о Министерстве почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты ; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Образцы бланков документов Министерства приведены в приложениях N 1, N 2. Размеры полей на документе: 25 мм - левое; 27 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 20 мм - правое. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые Министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. В соответствии с Правилами делопроизводства в Министерстве установлен следующий состав реквизитов документов: а Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики; б наименование "Министерство энергетики, жилищно-коммунального хозяйства и тарифной политики Кабардино-Балкарской Республики" на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики; в должность лица, подписавшего документ; г подпись должностного лица; е место составления издания документа; ж справочные данные о Министерстве; з адресат;.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Выписка из документа: оформляем правильно 25 сентября Средний балл: 0 из 5 В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина например, для подтверждения стажа организация должна предоставить копии документов или выписки из них. В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина например, для подтверждения стажа организация должна предоставить копии документов или выписки из них. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления. В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса. Читайте также: Информационно-справочные документы.

Можно подразделениям не направлять выписки из утвержденной номенклатуры дел организации?

Поэтому опытный секретарь всегда заранее заботится о том, чтобы в его документах весь следующий год был порядок. Верная помощница — номенклатура дел. В соответствии с п. Номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. К началу нового делопроизводственного года номенклатура дел организации должна быть пересмотрена, сроки хранения и номера пунктов приведены в соответствие с новым Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от Порядок составления и оформления номенклатур дел организаций детально описан в главе 10 Инструкции по делопроизводству и главе 5 Правил работы архивов организаций, а также дополнительно разъяснен в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от Как правило, после утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Затем заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Считается, что номенклатуру дел далее — НД составляет тот, кто знает, как это делается, и кому она нужна больше остальных, то есть архивист. Мол, архив начинается с данного документа.

Вход на сайт

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Составьте номенклатуру дел к началу года по образцам и подсказкам

Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации? Архивными правилами1 предусмотрено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые передаются в службу делопроизводства за подписью руководителей подразделений. Однотипным делам если это возможно стараются присваивать одинаковые номера внутри номенклатур дел всех подразделений, например: , , и т. И вот такой оптимизированный вариант сводной номенклатуры дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации. А в небольших организациях передается в подразделения бумажная копия всей номенклатуры дел организации. Это - давно сложившаяся практика. Но в современных условиях номенклатура дел электронная копия может быть целиком опубликована в соответствующей базе данных СЭД вместе с приказом об утверждении, размещена на внутреннем портале Intraweb для постоянного использования всеми сотрудниками, направлена по массовой рассылке руководителям и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях. Сноски СвернутьПоказать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утв. Вернуться назад.

Для чего нужна номенклатура дел

Любая номенклатура дел состоит из двух частей. Как и основная часть, итоговая запись к номенклатуре дел заполняется по унифицированной форме. Важно правильно оформить и заполнить ее, чтобы сведения о составляющих номенклатуру делах, были верными. Как это сделать, рассказывается в статье. Номенклатура дел и ее составные части Производственная и организационная деятельность любого предприятия сопровождается официальными документами. От обычной бумажки с текстом официальный документ отличается наличием заполненных установленным образом реквизитов, подтверждающих его подлинность и придающих ему юридическую значимость.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации.

Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения? Нужно ли в конце выписки указывать: — составителя; — с кем согласовано руководитель архива предприятия ; — дату составления выписки? Следует ли давать ссылку на перечень со сроками хранения? Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? Где можно найти более подробную информацию по правилам их оформления? Нормативных документов, регламентирующих оформление выписок из номенклатуры дел, нет. Порядок действий, предписанный Основными правилами работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного календарного года проводится экспертиза ценности включенных в такое дело документов. Систематизация заголовков дел в пределах раздела подраздела номенклатуры дел. Номенклатура дел организации: составление заголовков дел. Определение сроков хранения документов Справочно Воспользуйтесь справочником , чтобы определить сроки хранения документов. Обратите внимание! Дополнительно по теме см.

Для чего нужна номенклатура дел

Приложение 25 Введение Актуальность. В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Комментарии
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2020 vkontakte-dj.ru