Как правильно оформить дело с приказами

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте.

Содержание:

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному строительству — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года.

Смотреть все шпаргалки Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения схемы, графики, инструкции, таблицы обычно оформляются в виде приложения.

Оформляем дела на постоянное хранение

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным.

Например, дела, сформированные в году, должны быть оформлены в течение года. Дела временного до 10 лет включительно хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются9.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются переплетаются за левое поле и складываются. Все металлические предметы булавки, скобы, скрепки и др.

Правила нумерации листов дела установлены п. Все листы в деле кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается.

Листы каждого тома дела нумеруются отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б. К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний , целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито переплетено без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела. Изменения состава документов дела изъятие, включение документов, замена их копиями и др. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний экспертной комиссии организации.

Правила оформления приказов: как избежать ошибок

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается. Срок и обязанность хранения карточек после возврата личных дел законодательством не установлены. Если личное дело не возвращено в срок, указанный в контрольной карточке, лицу, ответственному за учет и сохранность личных дел, целесообразно в письменной форме напомнить получателю о необходимости возврата. В противном случае ответственное лицо впоследствии может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей ст. Ситуация из практики. Инженер-технолог просил выдать ему личное дело во временное пользование. Личное дело он получил, однако по прошествии срока предоставления сообщил, что личное дело утерял. Руководитель организации хочет привлечь работника - специалиста по кадрам к дисциплинарной ответственности.

Приказ: виды и особенности оформления

Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

Вход на сайт

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в году, должны быть оформлены в течение года. Дела временного до 10 лет включительно хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются9. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются переплетаются за левое поле и складываются. Все металлические предметы булавки, скобы, скрепки и др. Правила нумерации листов дела установлены п.

Практические вопросы трудового законодательства: кадровые приказы

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов. В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей. В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов. Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Нормативная база Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА: Трудовой кодекс РФ глава ФЗ от

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации Автор: Попова Е. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России Формирование и оформление дел в делопроизводстве Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации Требования к оформлению дел, передаваемых в архив организации Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения. Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море.

Архив документов

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер. В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках. Для чего нужна книга регистрации по личному составу Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании , а все страницы строго нумеруются. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ — 1,25 см. Должно быть указано:.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Какие основные правила ведения документооборота и учета кадровых приказов? Следует учитывать типологию приказа. Все, что касается приказа: как его составляющих, где и как его регистрируют, как и к делу он будет сформирован - все это зависит от того, к какому виду относится конкретный приказ. В соответствии со ст. Основанием для разделения является срок хранения документа. По истечении этого определенного срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности. Согласно этой парадигмы можно выделить четыре группы приказов: 1 приказы по основной деятельности где фиксируются решения, касающиеся работы всего предприятия или отдельных подразделений : в организациях, создают документы Национального архивного фонда например, в научных учреждениях, органах власти и т. Важность понимания данного раздела заключается в зависимости отнесения каждого приказа к соответствующему типу с целью определения порядка его последующей регистрации и учета. Приказы регистрируются и формируются в дела в зависимости от сроков хранения в пределах одного календарного года.

Полезное видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание
Комментарии
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2020 vkontakte-dj.ru